Actu-Communiqués-Gratuits

Plus que jamais, l’archivage électronique est désormais incontournable pour les banques et les compagnies d’assurance. Obligation pour certains types de contenus soumis à réglementation (contrats clients, informations légales…), nécessité pour mener efficacement une politique de gestion du cycle de vie de l’information sont autant de données qui expliquent ce constat. Partage de l’information, traçabilité, affranchissement du papier, sécurité… l’archivage électronique est au centre des préoccupations du secteur financier.

Cette tendance est d’ailleurs largement confirmée par les différents analystes du marché qui positionnent le secteur financier comme un pilier du développement de l’archivage électronique. Selon Markess International, 94 % des acteurs du secteur recherchent des solutions d’archivage concrètes.
Mais qu’entend-on précisément par archivage électronique ? L’archivage vise à conserver un document pour des raisons opérationnelles ou réglementaires. L’on ne parle donc pas de simple stockage de documents. Il s’agit de connaître précisément le contenu du document archivé et de pouvoir y accéder aisément pour différentes raisons : audit, travail collaboratif interagences pour les dossiers clients… On notera que ce dernier point est l’une des principales raisons opérationnelles qui pousse les établissements financiers à recourir à l’archivage légal. Selon Markess, la consultation des archives en ligne, l’indexation et la classification pour la recherche des contenus archivés sont les fonctionnalités les plus recherchées, avec un taux de réponse de 89 %.
Au niveau réglementaire, la conservation des notices légales et des autres documents d’information sur les risques contribue également à expliquer la poussée de l’archivage dans le secteur de la finance. Les outils déployés par les sociétés du secteur financier s’articulent en effet autour du problème de la gestion du risque. Les organismes financiers doivent se conformer strictement aux règles sur la sécurité financière, au règlement CRBF 97-02 et bien entendu aux directives MiFID, SOX, AMF et Bâle II. A titre d’exemple, archiver les processus d’approbation dans le cadre d’opérations boursières est une obligation pour les banques.
A noter aussi que l’archivage doit s’inscrire dans une démarché qualité et se conformer à certaines normes pour être couronné de succès. En France, l’archivage à valeur probatoire est régi par la norme NF Z42 013:2009, publiée en février 2009 au Journal Officiel. Elle décrit  » les mesures techniques et organisationnelles à mettre en Å“uvre pour l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques afin d’en assurer la conservation et l’intégrité « . Elle concerne à la fois les documents nativement numériques et les documents papier et microfiches dématérialisés. La version initiale de la norme datait de 2001. Cette mise à jour a permis de l’adapter à l’évolution juridique et technologique, en s’ouvrant par exemple aux supports de stockage dit  » WORM Logiques « . La norme NF Z42 013 version 2009 va également dans le sens d’une simplification de la mise en place de la norme dans les entreprises.
L’archivage est donc un chantier stratégique pour les professionnels de l’industrie financière. Portés par le Top Management de l’entreprise et les Directions des Systèmes d’Information, ces projets complexes devraient continuer de se développer à court et moyen termes et contribuer à optimiser les processus organisationnels des établissements financiers.

Ziad WAKIM, VP Solutions
EVER TEAM, membre de la commission de normalisation 171 de l’AFNOR sur les « Applications pour l’archivage et la gestion du cycle de vie du document »

A propos d’EVER TEAM
EVER TEAM est le 1er éditeur européen de solutions intégrées de gestion de contenu d’entreprise (ECM). Seul acteur français dans le « Magic Quadrant » des solutions ECM établi par le cabinet Gartner, EVER TEAM totalise près de 20 années d’expertise et d’innovations dans le domaine de la gestion de contenu. Précurseur en proposant dès 1990 une solution de gestion intégrée des documents, puis une suite ECM intégrée en technologies SOA en 2001, EVER TEAM est aujourd’hui le premier éditeur à proposer des solutions ECM intégrées dans les deux environnements J2EE et Microsoft .NET.
Les solutions ECM d’EVER TEAM couvrent de façon intégrée tout le spectre de la gestion des documents structurés et non structurés, numériques et papier : production, élaboration collaborative, capture, traitement, classement, archivage légale (compliance) etc. EVER TEAM capitalise sur la plateforme ECM EverSuite et ses expertises métiers pour proposer à ses clients des solutions dédiées à leurs activités au travers de deux gammes de CEVA (Content Enabled Vertical Applications) :
- les solutions métier Flora pour la gestion de contenu à vocation culturelle et patrimoniale (gestion des bibliothèques, des archives, des collections muséographiques, etc.)
- les solutions métier EverSuite pour les besoins ECM opérationnels des entreprises (gestion des dossiers sinistres, des dossiers clients pour la banque privée, des courriers, etc.).
EVER TEAM est présent en Europe et au Moyen Orient avec plus de 250 collaborateurs répartis dans 8 pays. Le groupe réalise plus de 50% de son chiffre d’affaire à l’international. En France, il est un partenaire privilégié des entreprises du service public, des collectivités territoriales et des principaux acteurs sur le marché de la banque, des assurances et de l’industrie.